Fundamentos de Administración
Unidad 1
Introducción al estudio de la administración
Época primitiva
En esta época, se trabajaba en actividades de caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad. La división del trabajo era originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad; la administración, se toma como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado.
Periodo agrícola
Es la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. La caza, pesca y recolección pasaron a tener un lugar de importancia secundaria.
El crecimiento demográfico obligo a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.
Con la aparición del Estado, que señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotámia y Egipto, Estados representativos de esta época, se manifestó el surgimiento de clases sociales.
El Código de Hammurabi ilustra el alto grado de desarrollo del comercio en Babilonia y, consecuentemente, de algunos aspectos de la administración.
Antigüedad grecolatina
Apareció el esclavismo; la administración se caracterizo por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal; se la caída del Imperio Romano.
Época feudal
Las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración esta sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo.
Revolución Industrial
Se caracterizo por la aparición de diversos inventos como la maquina de vapor. Desaparecieron los talleres artesanales, lo que dio origen al sistema de fábricas. Se caracterizaba pro la explotación inhumana del trabajador. Aparecieron diversos intereses en defensa de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez.
Siglo XX
Se caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial.
La administración en América Latina
En la época precolombina existieron tres civilizaciones en América: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región incaica.
Los incas desarrollaron un sistema de organización bastante complejo, basado en el intercambio de productos. Los aztecas crearon un imperio sustentado en numerosas provincias tributarias; la conquista de otros pueblos origino múltiples técnicas para administrar adecuadamente los tributos.
Concepto de administración
El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles.
La administración es hacer algo a través de otros.
Elementos del concepto
Objetivo. Es decir, que la administración siempre esta enfocada al lograr fines o resultados.
Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
Eficiencia. Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social. Para que la administración exista, es necesario que se de siempre dentro de un grupo social.
Coordinación de recursos. Se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos.
Por lo que la administración se puede definir como el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.
Características
a) Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial.
b) Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica.
c) Unidad temporal. Se distinguen diversas fases y etapas en el proceso administrativo, la administración es un proceso dinámico en que todas sus partes existen simultáneamente.
d) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos lo niveles o subsistemas de una organización formal.
e) Especificidad. Tiene características propias que le proporcionan su carácter específico.
f) Interdisciplinariedad. Es afín a todas aquellas ciencias y técnicas.
g) Flexibilidad. Se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.
Ciencias y técnicas auxiliares de la Administración
ü Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales:
a) Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de su estructura.
b) Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo.
c) Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad.
d) Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo de los bienes y servicios.
e) Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano.
ü Ciencias exactas
Ciencias exactas son aquellas que solo admiten hechos demostrables:
a) Matemáticas. Ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de plantación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas.
Disciplinas técnicas
a) Ingeniería industrial. Conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el optimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.
b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.
c) Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.
d) Cibernética. Es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la maquina.
El proceso administrativo
Se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción, o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Existen dos fases o etapas primordiales.
Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, este desarrolla plenamente las funciones.
Cuando se administra existen dos fases: Una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración. La dinámica se refiere a como manejar de hecho el organismo social.
Valores institucionales de la administración
ü Sociales
a) Mejoramiento de la calidad y precio del producto y / o servicio.
b) Mejoramiento de la situación socioeconómica.
c) Cumplimiento de obligaciones fiscales.
d) Evitar la competencia desleal.
e) Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
f) Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales.
ü Organizacionales
Tienden a mejorar la organización de los recursos:
a) Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
b) Optimizar la coordinación de recursos.
c) Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
d) Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
ü Económicos
Orientan a la obtención de beneficios económicos:
a) Generar riqueza.
b) Máxima obtención de utilidades.
c) Manejo adecuado de recursos financieros.
d) Desarrollo económico del grupo social.
e) Promover la inversión.
Unidad 3
Plantación
Concepto
Planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Elementos del concepto
Objetivo. Determinar los resultados deseados ¿Qué es lo que se requiere?
Cursos alternos de acción. Determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas adecuada.
Futuro. Trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos.
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Importancia
Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, la importancia de la planeación es:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce los niveles de incertidumbre.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
Mantiene una mentalidad futurista.
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a través de las cuales operara la empresa.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
La moral se eleva sustancialmente.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.
Principio
Factibilidad. Debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.
Objetividad y cuantificación. Se basa en datos reales, también se le conoce como el principio de precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos y la información será más confiable.
Flexibilidad. Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten a las condiciones.
Unidad. Todos los planes deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias. Comprende la modificación completa del plan por causa de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.
Topología de la Planeación
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido:
a) Corto plazo: Para realizarse en un termino menor o igual a un año.
ü Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
ü Mediatos. Se fina para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.
b) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a planeación como planeación integral o como planeación total, integrando todos los planes de la organización:
Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes, su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
Táctica o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa, el fin de poner en práctica los recursos de la empresa; son a mediano y a corto plazo.
Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
Etapas de la planeación
ü Misión
La misión es la razón de ser de la empresa y representa las aspiraciones fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.
La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico.
Importancia de la misión
ü Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación.
ü Permite orientar a los responsables de la planeación.
ü Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad.
ü Es la razón de existencia del grupo social.
ü Define el éxito o fracaso de una empresa.
Características que debe reunir la misión
ü Evitar que la dirección pierda el tiempo.
ü Darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
ü Evitar dogmatizarla.
ü Estar acorde con los valores institucionales del grupo social.
ü No debe utilizarse para intereses personales.
ü De implantarse.
ü No debe definirse con frases ambiguas y vacías.
Premisas
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
De acuerdo con su naturaleza, pueden ser:
Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión.
Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa. Las premisas externas pueden ser:
De carácter político:
ü Estabilidad política del país.
ü Sistema de gobierno
ü Intervención estatal en los negocios.
De carácter legal:
a) Tendencias fiscales:
ü Impuestos sobre ciertos artículos o servicios.
ü Forma de pago de impuestos.
ü Exenciones de impuestos.
b) Tendencias en la legislación:
ü Laboral.
ü Mejoramiento del ambiente.
ü Descentralización de empresas en las zonas urbanas.
c) Económicas:
ü Deuda publica.
ü Fenómenos inflacionarios.
ü Nivel de salarios.
Sociales:
ü Crecimiento y distribución demográfica.
ü Movilidad de la población.
ü Empleo y desempleo.
Técnicas:
ü Rapidez de los avances tecnológicos.
ü Cambios en los sistemas.
Otros factores:
ü Competencia.
ü Posición en el mercado.
ü Políticas de operación.
Objetivos
En un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Dos características primordiales poseen los objetivos:
a) Se establecen a un tiempo específico.
b) Se determinan cuantitativamente.
Clasificación de los objetivos
Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.
Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones mas especificas de la empresa, actividades mas detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Pueden ser:
ü Seccionales. Cuando se refieren a una sección o grupo.
ü Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.
Lineamientos para establecer objetivos
ü Asentarlos por escrito.
ü No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
ü Recordar las seis preguntas clave de la administración: ¿Qué, como, donde, quien, cuando y por que?
ü Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos.
ü Deben ser estables.
Estrategias
El termino estrategia, significa: “arte de dirigir y coordinar las acciones militares, y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo”, se deriva del griego estrategas que quiere decir “general”.
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Se establecen a nivel estratégico; muestran la dirección o camino que debe seguirse.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
Determinación de los cursos de acción o alternativas. Buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas considerando las ventajas y desventajas.
Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.
La grafica mas comúnmente utilizada para un programa, es la grafica de Gantt (bautizada con el nombre del autor que la desarrollo, Henry Lawrence Gantt).
Presupuestos
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez de controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico.
Características distintivas
ü Es un esquema.
ü Plan expresado en términos cuantitativos.
ü Es general.
ü Es específico.
ü Es diseñado para un periodo determinado.
Clasificación de los presupuestos.
Estrategias o corporativos: Cuando se establece el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
Tácticos o departamentales: Formulados para cada una de las áreas de actividad de las áreas de actividad de la empresa.
Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.
De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:
Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
Flexibles. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación, permite conocer los resultados en diversas situaciones.
Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que redituen mayores beneficios.
Las que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe incluir:
Presupuestos de operación.
Presupuestos de capital.
Presupuesto financiero.
Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos
ü Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
ü Precisar la estabilidad del dinero.
ü Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes.
ü Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
ü No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones.
Procedimientos
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.
Planes
Los planes son esquemas resultantes de la planeación, vertidas por escrito en un formato, para que su diseño sea efectivo se necesita:
Autorización.
Objetividad.
Actualización.
De naturaleza confidencial.
Sencillez.
Adecuación.
Completo.
Ventajoso.
Unidad 4
Organización
Concepto
La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego “organon” que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.
Elementos del concepto
Estructura. Implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.
Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones.
Jerarquía. Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad.
Simplificación de funciones. Establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Principios
Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
Jerarquía. Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes.
Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de mando. Debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.
Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse, por escrito.
Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa.
Continuidad. La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.
División del trabajo
Es la reparación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
ü Jerarquizacion
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
ü Departamentalización
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
ü Tipos de departamentalización
Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización.
Por productos. Se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Geográfica o por territorios. Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente.
Clientes. Crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
Por procesos o equipo. Se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.
Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.
ü Coordinación
La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Tipología de la organización
La determinación de la clase de organización mas adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etcétera.
Los tipos de organización más usuales son:
ü Organización lineal o militar
Se caracteriza porque la actividad decisión al se concentra en una sola persona. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.
Ventajas:
a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución.
b) No hay conflictos de autoridad.
c) Es claro y sencillo.
d) Útil en pequeñas empresas.
e) La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
a) Es rígida e inflexible.
b) La organización depende de hombres clave.
c) No fomenta la especialización.
d) Los ejecutivos están saturados de trabajo.
ü Organización funcional o de Taylor
Propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, ejecute el menor número posible de funciones.
Ventajas:
a) Mayor especialización.
b) Se obtiene la más alta eficiencia.
c) La división del trabajo es planeada.
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presión sobre un solo jefe.
Desventajas:
a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.
b) Se viola el principio de la unidad de mando.
c) La no clara definición de la autoridad.
ü Organización lineo – funcional
Se combinan los dos tipos de organización estudiados.
ü Organización staff
Lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoria a los departamentos de línea.
Ventajas:
a) Lograr que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad.
Desventajas:
a) Si los deberes y responsabilidades de la asesoria no se delimitan claramente, puede producirse una confusión.
b) Puede existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
ü Organización por comités.
Asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.
Clasificación:
Directivo. Representa a los accionistas.
Ejecutivo. Ejecuta los acuerdos.
De vigilancia. Se encarga de inspeccionar las labores de los empleados.
Consultivo. Emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
a) Las soluciones son mas objetivas.
b) Se comparte la responsabilidad.
c) Permite que las ideas se fundamenten.
d) Se aprovechan al máximo los conocimientos.
Desventajas:
a) Las decisiones son lentas.
b) Es difícil disolverlo.
c) Los gerentes se desligan de su responsabilidad.
ü Organización matriarcal
Consiste en combinar la departamentalización pro proyecto con la de funciones. Existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. El sistema de mando múltiple requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo basados en una modificación a los esquemas tradicionales de comportamiento organizacional.
La autoridad, responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes.
Ventajas:
a) Coordinar la satisfacción de necesidades.
b) Propicia una comunicación interdepartamental.
c) Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra.
d) Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas.
Desventajas:
a) Existe confusión acerca de quien depende de quien.
b) Da lugar a una lucha por el poder.
c) Funciona a través de muchas reuniones.
d) El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
e) Se puede presentar resistencia al cambio.
Técnicas de organización
ü Organigramas
Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.
Pueden clasificarse en:
Vertical. Quedan determinados de arriba abajo.
Horizontal. Se representan de izquierda a derecha.
Circular. Quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
Mixto. Tanto el horizontal como el vertical.
ü Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas.
b) Departamentales.
c) De bienvenida.
d) De organización.
e) De procedimientos.
f) De contenido múltiple.
g) De técnicas.
h) De puesto.
Utilidad:
a) Controlan el cumplimiento de las funciones.
b) Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
c) Aumentan la eficiencia de los empleados.
d) Fuente de información.
e) Ayudan a la coordinación.
f) Base para el mejoramiento.
g) Reducen costos.
Formato e índice de los manuales.
a) Índice.
b) Objetivos y antecedentes.
c) Debe llevar la fecha.
d) Nombre de las personas que intervinieron.
e) Debe llevar instrucciones.
f) Redacción clara.
g) Complementarios con graficas.
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización, contiene:
a) Objetivos.
b) Políticas.
c) Glosario de términos
d) Nombres de áreas.
e) Procedimientos.
f) Responsabilidades.
g) Funciones.
h) Carta de organización.
i) Descripción de puestos.
j) Descripción de actividades.
k) Introducción y objetivos.
l) Historia de la empresa.
Manuales departamentales
Contiene:
a) Objetivos generales de la empresa.
b) Políticas y normas generales.
c) Carta de organización general.
d) Reglamentación.
e) Análisis de puestos.
f) Graficas de proceso.
Ventajas:
a) Describen el funcionamiento.
b) Dar instrucciones.
c) Presentan el flujo de trabajo.
d) Delimitan funciones.
e) Son una fuente de consulta.
Manuales interdepartamentales.
Son similares, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información.
a) Comprenden a todos los departamentos.
b) Describen los procedimientos.
ü Diagrama de procedimientos o de flujo
La representación grafica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento, permiten:
a) Una mayor simplificación del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia.
c) Mejorar alguna operación.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución.
Tipos de diagramas de procedimientos.
a) Grafica de flujo de operaciones.
b) Grafica esquemática de flujo.
c) Grafica de ubicación de equipo.
d) Grafica de flujo de formas.
Simbología
Operación. Cuando algo esta siendo creado, cambiado o añadido.
Inspección. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado.
Transporte. Acto de mover de un lugar a otro.
Espera o demora. Etapa en que algo permanece ocioso en espera.
Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo.
ü Carta de distribución del trabajo
Se analiza los puestos que integran un departamento o sección. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Ventajas:
a) Define la naturaleza de los trabajos.
b) Elimina la duplicidad.
c) Normaliza y estandariza.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo.
e) Delimita funciones.
Formulación.
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección.
c) Se vacían dichas listas.
d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad.
ü Análisis de puestos.
Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.
Los objetivos son:
a) Mejorar los sistemas.
b) Delimitar funciones.
c) Evitar fugas de autoridad.
d) Fundamentar programas.
e) Retribuir.
f) Mejorar la selección de personal.
Contiene:
Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer.
a) El encabezado o identificación: Titulo, ubicación, instrumental, jerarquía.
b) Descripción genérica. Definición breve y precisa del puesto.
c) Descripción especifica. Detalle de las actividades que se realizan.
Especificación del puesto. Enunciación precisa de los requerimientos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.
a) Escolaridad y conocimientos.
b) Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad.
c) Esfuerzo.
d) Responsabilidad.
e) Condiciones de trabajo.
Unidad 5
Dirección
Elementos del Concepto
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura.
Motivación.
Guía o conducción.
Supervisión.
Alcanzar las metas.
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Importancia
La dirección es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.
A través de ella se establece la comunicación necesaria.
Principios
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos. Establecer que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directo. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.
De la vía jerárquica. La importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal.
De la resolución del conflicto. La necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. Obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el estableciendo de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.
Etapas de dirección
ü Toma de decisiones.
Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas; al tomar decisiones es necesario:
Definir el problema. Es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver.
Analizar el problema. Es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
Evaluar las alternativas. Determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican. Se lleva acabo a través de:
a) Análisis de factores tangibles o intangibles.
b) Análisis marginal
c) Análisis costo – efectividad.
Elegir entre alternativas. Elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditué máximos beneficios.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.
ü Integración
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecida para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos.
Unidad 1
Introducción al estudio de la administración
Época primitiva
En esta época, se trabajaba en actividades de caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad. La división del trabajo era originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad; la administración, se toma como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado.
Periodo agrícola
Es la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. La caza, pesca y recolección pasaron a tener un lugar de importancia secundaria.
El crecimiento demográfico obligo a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.
Con la aparición del Estado, que señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotámia y Egipto, Estados representativos de esta época, se manifestó el surgimiento de clases sociales.
El Código de Hammurabi ilustra el alto grado de desarrollo del comercio en Babilonia y, consecuentemente, de algunos aspectos de la administración.
Antigüedad grecolatina
Apareció el esclavismo; la administración se caracterizo por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal; se la caída del Imperio Romano.
Época feudal
Las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración esta sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo.
Revolución Industrial
Se caracterizo por la aparición de diversos inventos como la maquina de vapor. Desaparecieron los talleres artesanales, lo que dio origen al sistema de fábricas. Se caracterizaba pro la explotación inhumana del trabajador. Aparecieron diversos intereses en defensa de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez.
Siglo XX
Se caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial.
La administración en América Latina
En la época precolombina existieron tres civilizaciones en América: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región incaica.
Los incas desarrollaron un sistema de organización bastante complejo, basado en el intercambio de productos. Los aztecas crearon un imperio sustentado en numerosas provincias tributarias; la conquista de otros pueblos origino múltiples técnicas para administrar adecuadamente los tributos.
Concepto de administración
El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles.
La administración es hacer algo a través de otros.
Elementos del concepto
Objetivo. Es decir, que la administración siempre esta enfocada al lograr fines o resultados.
Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
Eficiencia. Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social. Para que la administración exista, es necesario que se de siempre dentro de un grupo social.
Coordinación de recursos. Se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos.
Por lo que la administración se puede definir como el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.
Características
a) Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial.
b) Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica.
c) Unidad temporal. Se distinguen diversas fases y etapas en el proceso administrativo, la administración es un proceso dinámico en que todas sus partes existen simultáneamente.
d) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos lo niveles o subsistemas de una organización formal.
e) Especificidad. Tiene características propias que le proporcionan su carácter específico.
f) Interdisciplinariedad. Es afín a todas aquellas ciencias y técnicas.
g) Flexibilidad. Se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.
Ciencias y técnicas auxiliares de la Administración
ü Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales:
a) Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de su estructura.
b) Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo.
c) Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad.
d) Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo de los bienes y servicios.
e) Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano.
ü Ciencias exactas
Ciencias exactas son aquellas que solo admiten hechos demostrables:
a) Matemáticas. Ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de plantación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas.
Disciplinas técnicas
a) Ingeniería industrial. Conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el optimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.
b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.
c) Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.
d) Cibernética. Es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la maquina.
El proceso administrativo
Se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción, o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Existen dos fases o etapas primordiales.
Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, este desarrolla plenamente las funciones.
Cuando se administra existen dos fases: Una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración. La dinámica se refiere a como manejar de hecho el organismo social.
Valores institucionales de la administración
ü Sociales
a) Mejoramiento de la calidad y precio del producto y / o servicio.
b) Mejoramiento de la situación socioeconómica.
c) Cumplimiento de obligaciones fiscales.
d) Evitar la competencia desleal.
e) Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
f) Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales.
ü Organizacionales
Tienden a mejorar la organización de los recursos:
a) Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
b) Optimizar la coordinación de recursos.
c) Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
d) Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
ü Económicos
Orientan a la obtención de beneficios económicos:
a) Generar riqueza.
b) Máxima obtención de utilidades.
c) Manejo adecuado de recursos financieros.
d) Desarrollo económico del grupo social.
e) Promover la inversión.
Unidad 3
Plantación
Concepto
Planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Elementos del concepto
Objetivo. Determinar los resultados deseados ¿Qué es lo que se requiere?
Cursos alternos de acción. Determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas adecuada.
Futuro. Trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos.
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Importancia
Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, la importancia de la planeación es:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce los niveles de incertidumbre.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
Mantiene una mentalidad futurista.
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a través de las cuales operara la empresa.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
La moral se eleva sustancialmente.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.
Principio
Factibilidad. Debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.
Objetividad y cuantificación. Se basa en datos reales, también se le conoce como el principio de precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos y la información será más confiable.
Flexibilidad. Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten a las condiciones.
Unidad. Todos los planes deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias. Comprende la modificación completa del plan por causa de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.
Topología de la Planeación
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido:
a) Corto plazo: Para realizarse en un termino menor o igual a un año.
ü Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
ü Mediatos. Se fina para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.
b) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a planeación como planeación integral o como planeación total, integrando todos los planes de la organización:
Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes, su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
Táctica o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa, el fin de poner en práctica los recursos de la empresa; son a mediano y a corto plazo.
Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
Etapas de la planeación
ü Misión
La misión es la razón de ser de la empresa y representa las aspiraciones fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.
La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico.
Importancia de la misión
ü Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación.
ü Permite orientar a los responsables de la planeación.
ü Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad.
ü Es la razón de existencia del grupo social.
ü Define el éxito o fracaso de una empresa.
Características que debe reunir la misión
ü Evitar que la dirección pierda el tiempo.
ü Darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
ü Evitar dogmatizarla.
ü Estar acorde con los valores institucionales del grupo social.
ü No debe utilizarse para intereses personales.
ü De implantarse.
ü No debe definirse con frases ambiguas y vacías.
Premisas
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
De acuerdo con su naturaleza, pueden ser:
Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión.
Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa. Las premisas externas pueden ser:
De carácter político:
ü Estabilidad política del país.
ü Sistema de gobierno
ü Intervención estatal en los negocios.
De carácter legal:
a) Tendencias fiscales:
ü Impuestos sobre ciertos artículos o servicios.
ü Forma de pago de impuestos.
ü Exenciones de impuestos.
b) Tendencias en la legislación:
ü Laboral.
ü Mejoramiento del ambiente.
ü Descentralización de empresas en las zonas urbanas.
c) Económicas:
ü Deuda publica.
ü Fenómenos inflacionarios.
ü Nivel de salarios.
Sociales:
ü Crecimiento y distribución demográfica.
ü Movilidad de la población.
ü Empleo y desempleo.
Técnicas:
ü Rapidez de los avances tecnológicos.
ü Cambios en los sistemas.
Otros factores:
ü Competencia.
ü Posición en el mercado.
ü Políticas de operación.
Objetivos
En un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Dos características primordiales poseen los objetivos:
a) Se establecen a un tiempo específico.
b) Se determinan cuantitativamente.
Clasificación de los objetivos
Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.
Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones mas especificas de la empresa, actividades mas detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Pueden ser:
ü Seccionales. Cuando se refieren a una sección o grupo.
ü Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.
Lineamientos para establecer objetivos
ü Asentarlos por escrito.
ü No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
ü Recordar las seis preguntas clave de la administración: ¿Qué, como, donde, quien, cuando y por que?
ü Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos.
ü Deben ser estables.
Estrategias
El termino estrategia, significa: “arte de dirigir y coordinar las acciones militares, y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo”, se deriva del griego estrategas que quiere decir “general”.
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Se establecen a nivel estratégico; muestran la dirección o camino que debe seguirse.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
Determinación de los cursos de acción o alternativas. Buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas considerando las ventajas y desventajas.
Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.
La grafica mas comúnmente utilizada para un programa, es la grafica de Gantt (bautizada con el nombre del autor que la desarrollo, Henry Lawrence Gantt).
Presupuestos
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez de controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico.
Características distintivas
ü Es un esquema.
ü Plan expresado en términos cuantitativos.
ü Es general.
ü Es específico.
ü Es diseñado para un periodo determinado.
Clasificación de los presupuestos.
Estrategias o corporativos: Cuando se establece el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
Tácticos o departamentales: Formulados para cada una de las áreas de actividad de las áreas de actividad de la empresa.
Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.
De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:
Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
Flexibles. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación, permite conocer los resultados en diversas situaciones.
Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que redituen mayores beneficios.
Las que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe incluir:
Presupuestos de operación.
Presupuestos de capital.
Presupuesto financiero.
Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos
ü Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
ü Precisar la estabilidad del dinero.
ü Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes.
ü Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
ü No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones.
Procedimientos
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.
Planes
Los planes son esquemas resultantes de la planeación, vertidas por escrito en un formato, para que su diseño sea efectivo se necesita:
Autorización.
Objetividad.
Actualización.
De naturaleza confidencial.
Sencillez.
Adecuación.
Completo.
Ventajoso.
Unidad 4
Organización
Concepto
La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego “organon” que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.
Elementos del concepto
Estructura. Implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.
Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones.
Jerarquía. Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad.
Simplificación de funciones. Establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Principios
Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
Jerarquía. Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes.
Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de mando. Debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.
Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse, por escrito.
Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa.
Continuidad. La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.
División del trabajo
Es la reparación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
ü Jerarquizacion
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
ü Departamentalización
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
ü Tipos de departamentalización
Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización.
Por productos. Se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Geográfica o por territorios. Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente.
Clientes. Crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
Por procesos o equipo. Se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.
Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.
ü Coordinación
La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Tipología de la organización
La determinación de la clase de organización mas adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etcétera.
Los tipos de organización más usuales son:
ü Organización lineal o militar
Se caracteriza porque la actividad decisión al se concentra en una sola persona. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.
Ventajas:
a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución.
b) No hay conflictos de autoridad.
c) Es claro y sencillo.
d) Útil en pequeñas empresas.
e) La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
a) Es rígida e inflexible.
b) La organización depende de hombres clave.
c) No fomenta la especialización.
d) Los ejecutivos están saturados de trabajo.
ü Organización funcional o de Taylor
Propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, ejecute el menor número posible de funciones.
Ventajas:
a) Mayor especialización.
b) Se obtiene la más alta eficiencia.
c) La división del trabajo es planeada.
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presión sobre un solo jefe.
Desventajas:
a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.
b) Se viola el principio de la unidad de mando.
c) La no clara definición de la autoridad.
ü Organización lineo – funcional
Se combinan los dos tipos de organización estudiados.
ü Organización staff
Lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoria a los departamentos de línea.
Ventajas:
a) Lograr que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad.
Desventajas:
a) Si los deberes y responsabilidades de la asesoria no se delimitan claramente, puede producirse una confusión.
b) Puede existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
ü Organización por comités.
Asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.
Clasificación:
Directivo. Representa a los accionistas.
Ejecutivo. Ejecuta los acuerdos.
De vigilancia. Se encarga de inspeccionar las labores de los empleados.
Consultivo. Emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
a) Las soluciones son mas objetivas.
b) Se comparte la responsabilidad.
c) Permite que las ideas se fundamenten.
d) Se aprovechan al máximo los conocimientos.
Desventajas:
a) Las decisiones son lentas.
b) Es difícil disolverlo.
c) Los gerentes se desligan de su responsabilidad.
ü Organización matriarcal
Consiste en combinar la departamentalización pro proyecto con la de funciones. Existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. El sistema de mando múltiple requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo basados en una modificación a los esquemas tradicionales de comportamiento organizacional.
La autoridad, responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes.
Ventajas:
a) Coordinar la satisfacción de necesidades.
b) Propicia una comunicación interdepartamental.
c) Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra.
d) Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas.
Desventajas:
a) Existe confusión acerca de quien depende de quien.
b) Da lugar a una lucha por el poder.
c) Funciona a través de muchas reuniones.
d) El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
e) Se puede presentar resistencia al cambio.
Técnicas de organización
ü Organigramas
Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.
Pueden clasificarse en:
Vertical. Quedan determinados de arriba abajo.
Horizontal. Se representan de izquierda a derecha.
Circular. Quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
Mixto. Tanto el horizontal como el vertical.
ü Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas.
b) Departamentales.
c) De bienvenida.
d) De organización.
e) De procedimientos.
f) De contenido múltiple.
g) De técnicas.
h) De puesto.
Utilidad:
a) Controlan el cumplimiento de las funciones.
b) Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
c) Aumentan la eficiencia de los empleados.
d) Fuente de información.
e) Ayudan a la coordinación.
f) Base para el mejoramiento.
g) Reducen costos.
Formato e índice de los manuales.
a) Índice.
b) Objetivos y antecedentes.
c) Debe llevar la fecha.
d) Nombre de las personas que intervinieron.
e) Debe llevar instrucciones.
f) Redacción clara.
g) Complementarios con graficas.
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización, contiene:
a) Objetivos.
b) Políticas.
c) Glosario de términos
d) Nombres de áreas.
e) Procedimientos.
f) Responsabilidades.
g) Funciones.
h) Carta de organización.
i) Descripción de puestos.
j) Descripción de actividades.
k) Introducción y objetivos.
l) Historia de la empresa.
Manuales departamentales
Contiene:
a) Objetivos generales de la empresa.
b) Políticas y normas generales.
c) Carta de organización general.
d) Reglamentación.
e) Análisis de puestos.
f) Graficas de proceso.
Ventajas:
a) Describen el funcionamiento.
b) Dar instrucciones.
c) Presentan el flujo de trabajo.
d) Delimitan funciones.
e) Son una fuente de consulta.
Manuales interdepartamentales.
Son similares, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información.
a) Comprenden a todos los departamentos.
b) Describen los procedimientos.
ü Diagrama de procedimientos o de flujo
La representación grafica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento, permiten:
a) Una mayor simplificación del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia.
c) Mejorar alguna operación.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución.
Tipos de diagramas de procedimientos.
a) Grafica de flujo de operaciones.
b) Grafica esquemática de flujo.
c) Grafica de ubicación de equipo.
d) Grafica de flujo de formas.
Simbología
Operación. Cuando algo esta siendo creado, cambiado o añadido.
Inspección. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado.
Transporte. Acto de mover de un lugar a otro.
Espera o demora. Etapa en que algo permanece ocioso en espera.
Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo.
ü Carta de distribución del trabajo
Se analiza los puestos que integran un departamento o sección. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Ventajas:
a) Define la naturaleza de los trabajos.
b) Elimina la duplicidad.
c) Normaliza y estandariza.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo.
e) Delimita funciones.
Formulación.
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección.
c) Se vacían dichas listas.
d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad.
ü Análisis de puestos.
Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.
Los objetivos son:
a) Mejorar los sistemas.
b) Delimitar funciones.
c) Evitar fugas de autoridad.
d) Fundamentar programas.
e) Retribuir.
f) Mejorar la selección de personal.
Contiene:
Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer.
a) El encabezado o identificación: Titulo, ubicación, instrumental, jerarquía.
b) Descripción genérica. Definición breve y precisa del puesto.
c) Descripción especifica. Detalle de las actividades que se realizan.
Especificación del puesto. Enunciación precisa de los requerimientos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.
a) Escolaridad y conocimientos.
b) Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad.
c) Esfuerzo.
d) Responsabilidad.
e) Condiciones de trabajo.
Unidad 5
Dirección
Elementos del Concepto
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura.
Motivación.
Guía o conducción.
Supervisión.
Alcanzar las metas.
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Importancia
La dirección es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.
A través de ella se establece la comunicación necesaria.
Principios
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos. Establecer que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directo. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.
De la vía jerárquica. La importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal.
De la resolución del conflicto. La necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. Obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el estableciendo de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.
Etapas de dirección
ü Toma de decisiones.
Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas; al tomar decisiones es necesario:
Definir el problema. Es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver.
Analizar el problema. Es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
Evaluar las alternativas. Determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican. Se lleva acabo a través de:
a) Análisis de factores tangibles o intangibles.
b) Análisis marginal
c) Análisis costo – efectividad.
Elegir entre alternativas. Elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditué máximos beneficios.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.
ü Integración
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecida para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos.
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